1 INNLEDNING
1.1 I forbindelse med ditt besøk på våre nettsider eller dine henvendelser og kjøp av våre tjenester, vil vi behandle personopplysninger om privatklienter, kontaktpersoner hos virksomhetsklienter, kontaktperson hos våre leverandører og samarbeidspartnere, personer i saken vi håndter, andre personer som er omtalt i saksdokumenter samt besøkende på vår nettside.
1.2 Hvor ordene «vi», «oss» eller «våre» brukes i denne personvernerklæringen siktes det til Din advokat AS med organisasjonsnummer 930195758, med mindre noe annet fremgår nedenfor.
1.3 Med personopplysninger menes informasjon som kan knyttes til en fysisk person, eksempelvis opplysninger om navn, bosted, telefonnummer og e-postadresse. Med behandling siktes det til enhver bruk av personopplysninger, som f.eks. innsamling, registrering, sammenstilling, lagring og utlevering.
1.4 Denne personvernerklæringen inneholder blant annet informasjon om hvilke personopplysninger vi behandler, for hvilke formål vi behandler dem, hvilke tredjeparter som er involvert, dine rettigheter og ikke minst hvordan vi sikrer den informasjonen vi behandler om deg.
1.5 Vennligst les vår personvernerklæring nøye slik at du får en klar forståelse av hvordan vi samler inn, bruker, beskytter eller på annen måte håndterer dine personopplysninger.
1.6 Har du spørsmål om hvordan vi behandler personopplysninger, er du velkommen til å kontakte oss. Se kontaktinformasjon nederst i personvernerklæringen.
2 BEHANDLINGSANSVAR
2.1 Med mindre annet er angitt her, er vi behandlingsansvarlig der personopplysningene blir samlet inn direkte fra deg som registrert. Dette innebærer at vi er forpliktet til å beskytte dine personopplysninger og informere deg om hvordan vi benytter dine personopplysninger.
2.2 Med «Behandlingsansvarlig» menes den fysiske eller juridiske personen som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke midler som skal benyttes under slik behandling. Det er den behandlingsansvarlige som har det overordnede ansvaret for behandlingen av dine personopplysninger.
3 FORMÅL OG BEHANDLINGSGRUNNLAG
3.1 I den grad det er nødvendig for å etablere et klientforhold, vil vi kunne behandle ditt navn, e-postadresse og adresse. Vårt rettslige grunnlag for slik behandling er at det er nødvendig å behandle opplysningene for å inngå en avtale med deg, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav (b).
3.2 For å gjennomføre et advokatoppdrag samt håndtere eventuelle spørsmål eller klager, vil vi kunne behandle opplysninger som blant annet ditt navn, e-postadresse, adresse, kontonummer, telefonnummer, familieforhold/sivilstatus, fødselsnummer, kredittsjekkopplysninger, låneopplysninger, opplysninger generert i våre kontaktskjemaer, saksdokumentasjon og oppdragshistorikk. Vårt rettslige grunnlag for behandling av privatpersoners opplysninger er at det er nødvendig å behandle opplysningene for å inngå eller oppfylle avtalen med deg, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav (b). For virksomhetsklienter er vårt rettslige grunnlag vår legitime interesse å behandle personopplysningene for å kunne utføre advokatoppdraget, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav (f).
3.3 Enkelte saker nødvendiggjør behandling av særlige kategorier av personopplysninger som f.eks. helseopplysninger og fagforeningsmedlemskap. Vårt rettslige grunnlag for slik behandling vil være for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav, jf. personvernforordningens artikkel 9 nr. 2 (f). For behandling av personopplysninger om straffbare eller mulig straffbare forhold, er vårt rettslige grunnlag personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 (a) og, eller (f), jf. personopplysningsloven § 11.
3.4 Vi oppretter egne saksmapper for oppdrag som utføres på vegne av klienten. Tid og kostnader som er påløpt på en sak registreres i vårt regnskapssystem. Vi vil blant annet behandle kontaktopplysninger som er mottatt fra virksomhetskunder for å merke faktura som sendes til virksomheten dersom klienten ber om dette. For privatklienter vil vi benytte klientens private postadresse eller e-postadresse for utsendelse av faktura. For virksomhetskunder er vårt rettslige grunnlag for behandling av opplysninger med klientadministrasjon at det er nødvendig å behandle opplysningene for å inngå en avtale med deg, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b), mens vårt grunnlag for virksomhetsklienter er vår legitime interesse etter personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f).
3.5 For å forbedre og videreutvikle våre tjenester vil vi utarbeide maler basert på tidligere arbeid, Opplysninger fra slikt tidligere arbeid vil anonymiseres dersom arbeidet blir omgjort til en mal. Vårt rettslige grunnlag for slik behandling er vår legitime interesse i å forvalte kunnskap, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav (f).
3.6 Vårt rettslige grunnlag for vår behandling av opplysninger om andre enn klienten (f.eks. vitner, sakkyndige, motparter etc.) er vår legitime interesse i å utføre advokatoppdraget, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f).
3.7 Dersom vi tar kontakt med deg som ledd i rekruttering eller dersom du selv har tatt kontakt med oss angående en stillingsutlysning eller sendt oss en generell henvendelse angående jobb hos oss, vil vi kunne behandle personopplysninger i den grad det er nødvendig for å kunne vurdere å inngå samt inngå en arbeidskontrakt med deg. Vårt rettslige grunnlag for slik behandling er ditt samtykke til behandlingen, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a). Husk at det er frivillig å melde deg på nyhetsbrev fra oss og ditt samtykke kan når som helst trekkes tilbake. For eventuell behandling av særlige kategorier av personopplysninger for dette formålet er vårt rettslige grunnlag at det er nødvendig å behandle opplysningene for å inngå eller oppfylle en arbeidskontrakt med deg, jf. personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 bokstav b).
3.8 Hvis du har samtykket til det, vil vi benytte ditt navn og din e-postadresse til å sende deg nyhetsbrev og annen kommunikasjon for å markedsføre våre tjenester samt for holde kontakten med våre potensielle og eksisterende kunder. Vårt rettslige grunnlag for slik behandling er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a). Husk at det er frivillig å melde deg på nyhetsbrev fra oss og ditt samtykke kan når som helst trekkes tilbake ved å melde deg av nyhetsbrevet eller kontakte oss som angitt i pkt. 11 nedenfor.
3.9 Når vi avholder kurs og seminarer vil vi behandle opplysninger som er nødvendige for å gjennomføre slike arrangementer, herunder navn, stilling, arbeidssted, kontaktinformasjon matpreferanser og allergier. Merk at deltakerlister vil være tilgjengelige for våre ansatte og vi vil også dele deltakerlistene med andre deltakere for å fremme erfaringsutvekslingen under arrangementet. Vårt rettslige grunnlag for slik behandling er at det er nødvendig å behandle opplysningene for å inngå eller oppfylle en avtale om din deltakelse på arrangementet, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav (b).
3.10 Vi vil i enkelte tilfeller behandle dine personopplysninger for å ivareta vår legitime interesse i å vedlikeholde eller oppgradere forretningssystemer og andre IT-systemer. Vårt rettslige grunnlag for slik behandling er våre legitime interesser i og vår rettslige forpliktelse til å ivareta informasjonssikkerhet, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav (f) og (c).
3.11 Vi vil kunne arkivere dine opplysninger for å ivareta våre legitime interesser i å kunne tilby våre klienter sikker lagring av saksdokumentasjon for det tilfelle at behovet for tilgang skulle oppstå (f.eks. en etterfølgende rettssak). Vårt rettslige grunnlag for slik behandling er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav (f). For særlige kategorier av personopplysninger er vårt rettslige grunnlag å kunne fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav, jf. personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 (f).
3.12 For øvrig behandler vi ditt navn, e-postadresse, kontonummer, telefonnummer samt oppdragshistorikk for å oppfylle de rettslige forpliktelser som påhviler oss. Eksempelvis vil vi behandle ditt navn og saksinformasjon for å gjennomføre en konfliktavklaring i tråd med Regler for god advokatskikk, jf. domstolsloven kapittel 11. Vi vil kunne behandle opplysninger som blant annet ditt navn, passinformasjon og adresse for å gjennomføre kundekontroll etter hvitvaskingsloven § 4 (2) nr. 3 jf. §§ 17 og 18. Vi vil også måtte lagre dine personopplysninger for å overholde våre plikter etter regnskaps- og bokføringslovgivningen. Vårt rettslige grunnlag for slike behandlinger er at det er nødvendig å behandle opplysningene for å oppfylle våre rettslige forpliktelser, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav (c).
3.13 Vi kan også behandle personopplysninger for andre formål enn de som er nevnt i denne personvernerklæringen, forutsatt at disse formålene er i samsvar med de opprinnelige formålene som personopplysningene ble innsamlet for.
3.14 Personopplysningene blir i all hovedsak innsamlet fra deg selv, men kan også innhentes fra offentlige registre, motparter, myndigheter, vitner og andre personer.
4 DINE RETTIGHETER
4.1 Som registrert har du følgende rettigheter:
a) Begrensning: Du kan be om at vi begrenser behandlingen av dine personopplysninger.
b) Dataportabilitet: Du kan be om å motta personopplysningene du har gitt oss eller å få opplysningene overført til en tredjepart, i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format.
c) Informasjon: Du har rett til å motta informasjon om hvilke kategorier av dine personopplysninger som vi behandler og hvordan de behandles.
d) Innsyn: Du kan be om en kopi av dine personlige data som vi behandler om deg.
e) Protestere: Du kan protestere mot vår bruk av dine personopplysninger for direkte markedsføring, inkludert profilering for direkte markedsføringsformål. Du kan også protestere mot å bli gjenstand for avgjørelser som utelukkende er basert på automatisert behandling, inkludert profilering, som gir juridiske følger som vesentlig påvirker deg.
f) Retting: Du kan kreve at personopplysningene dine blir rettet eller supplert.
g) Sletting: Du kan kreve at vi alle dine personopplysninger, med mindre vi er lovpålagt å beholde personopplysningene i en bestemt periode eller for øvrig har rett til å beholde opplysningene i medhold av lov.
4.2 Dersom du har samtykket til at vi kan behandle dine personopplysninger kan du når som helst trekke tilbake slikt samtykke.
5 LAGRING
5.1 Vi lagrer dine opplysninger i ti år for å oppfylle våre forpliktelser etter regnskaps- og bokføringslovgivningen.
5.2 Vi lagrer opplysninger innhentet for hvitvaskingsformål i fem år.
5.3 Dersom du har samtykket til å motta nyhetsbrev, vil vi lagre ditt navn og e-postadresse inntil samtykket trekkes tilbake.
5.4 Vi lagrer kontaktinformasjon til klienter i fem år etter at klientforholdet er opphørt.
5.5 Vi lagrer saksdokumenter i 20 år etter at den aktuelle sak er avsluttet.
5.6 For øvrig vil vi lagre dine personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålet som opplysningene ble innsamlet for, med mindre vi må lagre opplysningene i en lengre periode som følge av lov eller hvis vi har et særlig behov i forbindelse med eksempelvis klager eller krav som rettes mot eller av oss.
5.7 Når dine personopplysninger ikke lenger er nødvendig for formålene de er samlet inn for har vi prosedyrer for å ødelegge, slette eller anonymisere personopplysningene.
6 SAMARBEIDSPARTNERE
6.1 Vi utleverer dine personopplysninger i den grad det er nødvendig for administrasjon og drift, samt for å overholde gjeldende lovgivning. Vi kan for øvrig utlevere dine personopplysninger til myndigheter, motparter, forsikringsselskaper, våre leverandører av betalingsløsninger, IT-systemer og programvare, markedsføringstjenester, drift og regnskapsrapportering.
6.2 Vi vil dele dine personopplysninger med offentlige myndigheter i den utstrekning det er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser, herunder pålegg i lov eller vedtak fra offentlig myndighet.
6.3 Dersom personopplysninger kan bli gjenstand for overføring til en annen organisasjon i forbindelse med fusjon, finansiering, omorganisering eller oppløsningstransaksjon av hele eller deler av oss, vil vi kun gjøre dette dersom de involverte partene har inngått en avtale der innsamlingen, bruk og deling av personopplysningene er begrenset til de formålene som angår transaksjonen, herunder at personopplysningene skal kun brukes av de involverte parter for å gjennomføre og fullføre transaksjonen. Hvis et annet selskap kjøper oss eller vår virksomhet eller eiendeler, vil dette selskapet ha tilgang til personopplysningene innsamlet av oss, og vil påta seg de rettigheter og forpliktelser vedrørende dine personopplysninger som beskrevet i denne personvernerklæringen.
6.4 Alle tredjeparter som mottar personopplysninger fra oss er forpliktet til å behandle personopplysningene med fortrolighet og ivareta deres forpliktelser i samsvar med gjeldende personvernlovgivning.
7 SIKKERHET
7.1 Det er viktig for oss at dine personopplysninger er trygge. Vi sørger derfor for å opprettholde og bruke rimelige tiltak for fysisk, prosessuell og teknisk sikkerhet med hensyn til kontorene og informasjonslagringssystemene som er involvert i dine personopplysninger, for å forhindre tap, misbruk, uautorisert tilgang, utlevering eller endring av dine personopplysninger. Dette gjelder også vår bruk eller sletting av dine personopplysninger.
7.2 Dine personopplysninger finnes bak sikrede nettverk og er bare tilgjengelige for et begrenset antall personer som har spesielle tilgangsrettigheter til slike systemer og er pålagt å holde personopplysningene konfidensielle. Vi bruker datasystemer med begrenset tilgang i fasiliteter som bruker fysiske sikkerhetstiltak.
7.3 Hvis noen av våre ansatte misbruker personopplysninger, vil dette bli sett på som et alvorlig brudd som det kan iverksettes disiplinære tiltak for, inkludert oppsigelse. Hvis noen enkeltpersoner eller organisasjoner misbruker personopplysninger – gitt for å tilby tjenester til eller for oss – vil dette bli betraktet som et alvorlig problem som det kan iverksettes tiltak for, inkludert oppsigelse av en avtale mellom oss og vedkommende part.
8 INTERNASJONAL OVERFØRING AV PERSONOPPLYSNINGER
8.1 Dine personopplysninger kan overføres til og behandles i land innenfor EU/EØS.
9 TREDJEPARTER
9.1 Våre nettsider kan lenke til andre nettsider, applikasjoner eller plattformer for sosiale medier som er eid og driftet av tredjeparter. Vi har ikke ansvar for slike tredjeparters behandling av personopplysninger. For informasjon om vilkår for bruk av personopplysninger og personvern, vises det til de aktuelle tredjepartene.
10 ENDRINGER
10.1 Denne personvernerklæringen kan oppdateres fra tid til annen på grunn av endringer i vår behandling av dine personopplysninger eller endringer i gjeldende lov. Ved vesentlige endringer vil vi varsle deg per e-post.
11 KONTAKT
11.1 Hvis du ønsker å trekke tilbake ditt samtykke, gjøre gjeldende dine rettigheter som beskrevet i pkt. 4 eller hvis du har spørsmål eller forespørsler angående denne personvernerklæringen, vår behandling eller ønsker å sende inn en klage, vennligst kontakt oss på sha@eie.no.
11.2 Vi vil undersøke alle klager. Blir en klage funnet berettiget, vil vi ta alle rimelige skritt for å løse problemet. Du har også rett til å klage til Datatilsynet angående vår behandling av dine personopplysninger. For informasjon om hvordan du kontakter Datatilsynet, besøk Datatilsynets nettsted.
11.3 Vi kan måtte be deg om å bekrefte din identitet for å forsikre oss om at du har rett til å utøve rettigheter knyttet til de personopplysninger som vi behandler.